El verano, y en particular el mes de agosto, representa un periodo delicado para los centros médicos. Mientras muchas actividades se desaceleran, la necesidad de atención no se detiene. Se observan comportamientos divergentes: algunos centros registran una disminución de la actividad, otros, especialmente en zonas turísticas o en los servicios de urgencias, deben enfrentarse a picos imprevistos. La capacidad de utilizar los recursos de forma flexible y de optimizar los procesos internos resulta, por tanto, fundamental para mantener una alta calidad en la atención.
¿Qué sucede en agosto?
Muchos centros médicos señalan una tendencia común: una reducción de la actividad programada durante las dos primeras semanas de agosto, especialmente en consultas externas y centros especializados de las zonas urbanas. Al mismo tiempo, podrían aumentar, poniendo en dificultad al personal reducido:
- Las urgencias y las visitas ocasionales, especialmente en zonas turísticas;
- Los servicios previos al viaje, considerando que algunos pacientes podrían requerir vacunas, certificados médicos o asesoramiento sanitario relacionado con viajes internacionales;
- Ausentismo y cancelaciones de último minuto, a menudo relacionadas con olvidos antes de salir de viaje, cambios imprevistos en los planes de verano y dificultades para contactar con el centro para modificar o cancelar la cita;
- Los chequeos “previos al regreso”, concentrados en la segunda mitad del mes.
Problemáticas recurrentes que afrontar
Además, otras criticidades frecuentes incluyen:
- Vacaciones no coordinadas: con parte del personal de vacaciones, puede volverse difícil cubrir las agendas y garantizar la continuidad de los servicios.
- Comunicaciones poco claras: horarios de verano no actualizados o cierres no informados generan desorientación.
- Gestión ineficiente de cancelaciones: a menudo los pacientes no encuentran canales sencillos para cancelar o reprogramar una cita, dejando huecos no reutilizables en la agenda.
- Planificación no alineada con los picos de demanda: en ausencia de herramientas de análisis o automatización, resulta más difícil prever y gestionar el aumento de solicitudes en ciertos momentos o zonas.
Cómo optimizar la gestión de verano con las soluciones de TuoTempo
Para responder a estos desafíos estacionales, TuoTempo ofrece soluciones diseñadas para simplificar la organización interna y mejorar la experiencia de los pacientes, automatizando los flujos de trabajo y garantizando practicidad y continuidad:
Reservas 24/7 y gestión self-service
Con TuoTempo, los pacientes pueden reservar de forma autónoma 24/7, a través del sitio web del centro médico, la app para smartphone, portales de aseguradoras y el marketplace de Doctoralia. Esto permite ofrecer un servicio continuo incluso fuera del horario de apertura, aliviando la carga operativa del personal, que suele estar reducido durante el periodo estival.
Gracias al Voice Assistant, un asistente vocal basado en inteligencia artificial, también es posible reservar citas utilizando simplemente la voz, lo que reduce el volumen de llamadas al call center y los tiempos de espera telefónica.
Tanto a través de canales digitales como de voz, los pacientes pueden gestionar de forma totalmente autónoma la reprogramación o cancelación de citas, con una experiencia sencilla, rápida y sin intermediarios.
Optimización de las agendas
Durante el mes de agosto, una gestión eficiente de las agendas es fundamental para maximizar la disponibilidad, evitar solapamientos y reducir los tiempos muertos. TuoTempo permite sincronizar en tiempo real los calendarios del centro médico con los sistemas de gestión ya existentes, facilitando la actualización continua de las disponibilidades.
Gracias a un algoritmo inteligente, a los pacientes se les proponen prioritariamente los huecos cercanos a las citas ya programadas, lo que permite optimizar los recursos de los profesionales y hacer que el flujo de citas sea más eficiente para todos.
De este modo, incluso con personal limitado, se mantiene una planificación fluida, respetando tiempos y disponibilidades de forma fiable.
Recordatorios automatizados y comunicaciones dirigidas
En el mes de agosto, el riesgo de no-show aumenta considerablemente, principalmente debido a la menor atención de los pacientes a los compromisos ya programados. TuoTempo reduce el ausentismo gracias a recordatorios automatizados personalizables, que se envían a los pacientes por SMS, correo electrónico, notificaciones push o WhatsApp, incluyendo enlaces para reprogramar o cancelar fácilmente las citas. De este modo, las cancelaciones se gestionan con antelación y los huecos liberados pueden reasignarse.
Con las Campañas de Comunicación, también es posible informar a los pacientes sobre cierres de verano, reducción de horarios, cambios en los servicios o disponibilidad limitada de ciertos especialistas.
Por último, incluso los especialistas pueden recibir notificaciones automáticas sobre la agenda del día siguiente, facilitando la organización interna y la coordinación, incluso en condiciones de personal reducido.
Monitoreo en tiempo real
Durante el período de verano, la necesidad de tomar decisiones rápidas y precisas es aún más crucial para mantener la eficiencia operativa a pesar de las posibles reducciones de personal y la variabilidad de la demanda. Gracias al módulo de Análisis de datos e informes de TuoTempo, es posible monitorear en tiempo real el desarrollo de las actividades y acceder a información basada en datos reales y actualizados.
El centro médico puede controlar indicadores clave como, por ejemplo, picos de demanda, tasas de no-show, cancelaciones tardías, canales de reserva utilizados, rendimiento de los recordatorios y saturación de las agendas. Estos datos permiten identificar rápidamente posibles tendencias o problemáticas, planificar con mayor precisión las actividades y adoptar estrategias correctivas específicas cuando sea necesario.
Conclusión
Agosto no debe ser necesariamente vivido como un mes de "supervivencia", sino como una oportunidad para destacarse en términos de eficiencia y continuidad en la calidad de la atención. Gracias a soluciones digitales versátiles, comunicación oportuna, análisis de datos en tiempo real y automatización de procesos, los centros médicos pueden gestionar con eficacia las complejidades del verano, asegurando continuidad operativa y una mejor experiencia tanto para los pacientes como para los profesionales.
